Geprüft wurden 64 Fälle aus der Legislaturperiode von 2015 bis 2019 und 93 aus der laufenden, die im Herbst endet. Für einen Großteil der geprüften Fälle, nämlich 147 von 157, war laut Direktor Heinz Drobesch eine Direktvergabe zulässig – der Auftragswert sei jeweils unter dem vergaberechtlichen Limit von 100.000 Euro gelegen.
29 Prozent aller Fälle betrafen fachliche, 18 Prozent wirtschaftliche und jeder fünfte Fall Strategie- und Projektberatungen. Die Auswahl der Überprüfungen sei stichprobenartig erfolgt. Im sogenannten Oberschwellenbereich wurde für fünf von zehn Fällen ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung angewendet. Rund 29 Prozent aller Fälle betrafen fachliche Beratungen, was zu einer Auslagerung von fachspezifischen Themen aus dem Kerngeschäft der Verwaltung führte.
Für die laufende Gesetzgebungsperiode führte der Landesrechnungshof eine Vollerhebung durch: Gemeldet wurden dabei 337 Beratungsleistungen mit einem Nettoauftragswert von 6,42 Mio. Euro; davon wurden eben 93 Fälle für eine Stichprobenprüfung ausgewählt.
Empfehlung: „Vorrang für internes Fachwissen“
Dem Land Steiermark wurde vom Landesrechnungshof empfohlen, „dem Aufbau von internem Fachwissen Vorrang einzuräumen und nur in Ausnahmefällen externe Experten beizuziehen“. Festgestellt wurden unterschiedliche Vorgangsweisen innerhalb der Abteilungen des Landes bei den Beschaffungsprozessen – diese seien auf verschiedene interne Vorgaben oder schlicht auf fehlende Regeln zurückzuführen. Um hier Abhilfe zu schaffen, könnten für Direktvergaben der Beratungsleistungen Regeln für die Einholung von Vergleichsangeboten und zur Anfertigung von Vergabevermerken festgelegt werden. Dazu könnten die Gründe für die Notwendigkeit einer Leistungsvergabe explizit dokumentiert werden.
Vor einem Leistungszukauf sollten die internen Kapazitäten geprüft werden, ob und wie weit eine Eigenerstellung möglich wäre. Inhalt, Umfang, Durchführungszeitraum und erwarteter Fertigstellungstermin sollten in einer Leistungsbeschreibung vor einer Angebotseinholung schriftlich fixiert werden. Für Direktvergaben müsste es Regeln zur Einholung von Vergleichsangeboten geben. Die Prüfung der „Preisangemessenheit“ müsste aussagekräftig dokumentiert werden.